Come evocare il tremendo potere nascosto delle checklist?

La checklist è uno degli strumenti più semplici e, allo stesso tempo, più potenti all’interno di una grande organizzazione. Peccato che in tante industrie venga utilizzata poco e male. Peccato, soprattutto, che venga utilizzata al di fuori del processo di raccolta e analisi delle informazioni dal campo di cui dovrebbe essere, invece, parte integrante.

La checklist non è nient’altro che l’elenco delle condizioni da verificare per una auto-ispezione condotta direttamente dal lavoratore o dal responsabile di un’area di lavorazione. Può servire per controllare che sia tutto conforme prima di iniziare il turno di lavoro, per effettuare un controllo sulla qualità di un processo o di un prodotto, oppure per verificare che le condizioni di esercizio di una zona di lavorazione garantiscano la sicurezza e la salute dei lavoratori. Molto spesso viene però vissuta dai lavoratori come una perdita di tempo e, quindi, disattesa. Non compilata oppure, il che è ancora peggio, compilata sommariamente segnando d’ufficio che è tutto a posto.

Perché accade questo?

In base alla mia esperienza, i motivi sono fondamentalmente due: perché le condizioni da verificare nelle auto-ispezioni sono spesso generiche e non sempre applicabili alla realtà dell’area oggetto dell’attività di verifica e perché le problematiche rilevate non vengono recepite dalla direzione della produzione, rendendo sostanzialmente inutile l’attività stessa.

L’esecuzione delle attività di auto-ispezione all’interno degli stabilimenti è davvero un elemento fondamentale della lean production, poiché è uno degli strumenti con cui ciascun operaio diviene cosciente dei vari aspetti dell’organizzazione del suo lavoro e, per questo, viene “autonomato” (Jidoka), ovvero viene reso partecipe degli aspetti organizzativi in modo che possa dare il suo contributo a migliorarli per il suo benessere e per il miglioramento dell’efficienza complessiva del sistema.

Perché un’attività di auto-ispezione abbia un senso, non può essere affidata ai classici foglietti di carta da riempire perché la carta ha due grandi difetti: una volta stampata non può essere modificata e, una volta scritta, deve essere oggetto di un’attività di codifica (data entry) perché le informazioni contenute nei foglietti possano essere oggetto di analisi. Così succede che le checklist che vengono compilate siano piene di voci che risultano “non applicabile” (e questo non dovrebbe mai accadere se si vuole che l’operaio che le compila mantenga la sa motivazione a farlo!). Inoltre si finisce per avere pacchi e pacchi di checklist che il responsabile di area dovrebbe ogni giorno leggere e trascrivere a computer per poter trarre un qualche vantaggio da quella attività, cosa che ovviamente non farà mai!

In buona sostanza, le checklist cartacee “preconfezionate” sono una comoda e veloce scappatoia per un’attività che richiede in realtà un maggior costo gestionale. Allo stesso tempo sono la pietra tombale sul processo di cui dovrebbero essere parte.

La mia esperienza di stabilimento mi ha portato numerose volte a scontrarmi con questa situazione. Ricordo di aver visto i primi pacchi di checklist sui tavoli delle UTE (sub-unit) dello stabilimento FCA di Mirafiori durante le mie prime consulenze sul World Class Manufacturing nel 2008. Da quel momento, ogni volta che sono entrato in un luogo di produzione, ho imparato a riconoscere i mucchietti di fogli che giacevano sui tavoli e negli schedari dei capi di vario livello. Qualcuno li aveva compilati, investendo comunque del tempo destinato al lavoro, e mai nessuno li avrebbe letti.

Con il tempo ho avuto occasione di lavorare su alcune di queste checlist, in ambiti diversi. In Fiat Powertrain a Verrone nel 2012 ho lavorato sui controlli di qualità propedeutici agli audit ISO/TS 16949. Successivamente ho avuto modo di lavorare, sempre in FCA, sugli SMAT (Sicurezza e Ambiente) e nel 2015 abbiamo impostato la gestione dei report derivanti dalle ispezioni interne per Elica S.p.A.

Quando nel 2017 abbiamo ricevuto la richiesta di Denso TEC di aiutarli a gestire il processo di Safety Inspection per lo stabilimento di Poirino,

abbiamo capito che era l’occasione buona per realizzare finalmente un sistema informativo che supportasse tutto il processo delle auto-ispezioni, senza aver paura di gestire la complessità e cercando di tirar fuori da questa attività tutti i vantaggi che sono presenti in essa. 

 

Il bisogno del nostro cliente era quello di gestire un questionario molto complesso (62 condizioni da verificare ad ogni ispezione), che doveva essere ripetuto settimanalmente in ciascuna area di lavoro e che spesso aveva condizioni non applicabili all’area stessa. Denso, inoltre, voleva eliminare gli sprechi dati dal doppio data entry (il questionario veniva stampato e eseguito su carta, poi trascritto in excel e i report venivano fatti con complesse tabelle pivot).

Oltre a digitalizzare le checklist, bisognava mantenere il sistema di punteggio collegato all’esecuzione delle auto-ispezioni, tener traccia del giorno di esecuzione in modo da verificare ritardi e inadempienze e, last but not least, la direzione dello stabilimento voleva che tutte le non conformità riscontrate facessero partire in automatico un’azione di ricerca della causa radice e l’applicazione delle relative contromisure all’interno del programma di gestione del sistema di miglioramento continuo Health, Safety and Environment da noi sviluppato l’anno precedente.

Di fronte ad una sfida di questo genere, Exagogica ha deciso di non realizzare una semplice utility per effettuare delle checklist su mobile device, ma ha creato un modulo totalmente programmabile e integrato nel sistema Panoptikon, proprio per consentire la creazione di una segnalazione automatica di Unsafe Condition a partire da una non conformità riscontrata in fase di auto-ispezione.

L’adozione della nostra soluzione per l’Inspection Management ha consentito a Denso TEC di risparmiare moltissimo tempo nell’esecuzione e nell’analisi delle inspection, aumentando il tasso di esecuzione e il numero delle contromisure prodotte dalle segnalazioni raccolte. Il sistema di programmazione, infatti, consente di creare diverse tipologie di ispezione, ognuna con il proprio sistema di punteggio. Ogni checklist, poi, può essere associata ad una specifica area dello stabilimento, definendo quali sono le condizioni applicabili e quali no, in maniera da consegnare all’operatore ogni vola una checklist specifica per la sua area. L’assegnazione delle attività è fatta attraverso uno schedulatore che avvisa l’operatore quando l’ispezione gli viene assegnata e gliela ricorda nel giorno previsto per l’esecuzione.

L’attività di ispezione può essere eseguita su sistema mobile (l’operatore riceve una notifica dalla quale attiva direttamente il modulo di ispezione, senza dover fare accesso al sistema). Il sistema di monitoraggio permette di tenere tutta l’attività sotto controllo, richiamando gli eventuali ritardatari e facendo tutte le necessarie analisi statistiche sui punteggi realizzati.

L’aspetto più rilevante, però, è proprio la capacità del sistema di generare le segnalazioni di sicurezza Unsafe Condition in base alla tipologia di non conformità riscontrata, senza che l’operatore debba aggiungere alcuna altra informazione.

Questa caratteristica ha portato il sistema ad essere adottato non solo dallo stabilimento di Poirino, ma da tutta la Business Line Denso TEC, che ora la utilizza nei suoi 18 stabilimenti in tutto il mondo.

Alessandro Obino, CEO Exagogica

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